רוב ההסברים על אנשי קשר שיווקיים ב-HubSpot מתארים מה הם: אנשי קשר שאפשר לשווק אליהם, נספרים מול המדרגה שלכם, ומחויבים בהתאם. הכול נכון, והחלק היקר חסר.
החלק היקר הוא ששני הכיוונים לא סימטריים, ולא במעט. אנשי קשר הופכים לניתנים לשיווק מיידית ומתחילים להיספר מול המדרגה באותו יום. אבל HubSpot לא מורידה מדרגות אנשי קשר באמצע התקופה - מרגע שעברתם למדרגה גבוהה יותר, אתם נשארים בה, ומשלמים עליה, עד שהמנוי מתחדש.
זאת אומרת שניקוי הוא לא דרך להוריד את החשבון של החודש הזה. הוא דרך למנוע את השדרוג הבא, ולהיות במקום הנכון כשמגיע החידוש. מה שהופך את כל העניין לדיסציפלינה מונעת, בזמן שרוב הפורטלים מתייחסים אליה כאל תגובתית.
מכאן שלוש שאלות:
הנה כל אחת מהן עם המספרים העדכניים.
איש קשר שיווקי הוא כזה שאפשר להגיע אליו עם כלי השיווק של HubSpot. אנשי קשר שיווקיים נספרים מול המדרגה שלכם; לא-שיווקיים יושבים ב-CRM בלי להוסיף לחשבון. זה שדה על הרשומה, לא רשימה.
אנשי קשר מקבלים את השדה הזה בכמה דרכים - מישהו מסמן ידנית, פעולה מרוכזת או ייבוא מסמנים, workflow מסמן דרך פעולת Set marketing contact status מכוונת, או הכלי שיצר את איש הקשר מסמן כברירת מחדל.
ברירות המחדל המתועדות:
| מקור | ברירת מחדל | ניתן לשינוי |
|---|---|---|
| טפסים של HubSpot | שיווקי | כן, לכל טופס |
| טפסים שאינם של HubSpot | שיווקי | כן, גלובלית |
| צ׳אטפלואו, צ׳אט חי ובוטים | לא-שיווקי | כן, לכל צ׳אטפלואו |
| ייבוא של אובייקט יחיד | לא-שיווקי | כן |
| אינטגרציות ו-API | לא-שיווקי | כן, לכל אינטגרציה |
| ייבוא של כמה אובייקטים | לא-שיווקי | לא |
| אפליקציית HubSpot לנייד | לא-שיווקי | לא |
| תיעוד מייל אישי | לא-שיווקי | לא |
| מייל צוותי מחובר | לא-שיווקי | לא |
| צפייה במסמכים | לא-שיווקי | לא |
| כלי הפגישות | לא-שיווקי | לא |
| תוספי מייל | לא-שיווקי | לא |
לרוחב הכלים ש-HubSpot מתעדת, הדפוס עקבי: כמעט הכול מוגדר כלא-שיווקי כברירת מחדל, וטפסים הם החריג. גם הטפסים של HubSpot וגם טפסים חיצוניים יוצרים אנשי קשר שיווקיים אלא אם מישהו כיבה את ההגדרה. העמוד של HubSpot לא מכסה כל מקור אפשרי - מודעות, רשימות, סנכרון Salesforce ויצירה ידנית לא מופיעים בו - אז תתייחסו לזה כאל הסט המתועד, לא המלא.
שווה לדייק בנקודה אחת שחוזרת לא נכון: workflows לא מסמנים אנשי קשר כשיווקיים בשקט. workflow יכול לסמן סטטוס שיווקי, אבל רק כשמישהו הוסיף את הפעולה הזאת במכוון. זו בחירה, לא ברירת מחדל.
ועכשיו החלק ששובר את כל התפיסה של ניקוי.
לא - וזה הדבר הכי שימושי לדעת בנושא הזה.
כשההגדרה השיווקית של טופס דולקת, כל איש קשר לא-שיווקי קיים שממלא את הטופס הזה מתעדכן לאיש קשר שיווקי, בלי קשר לאופן שבו נוצר במקור.
תקראו את זה מול פרויקט ניקוי. השקעתם אחר צהריים בסימון שלושת אלפים אנשי קשר רדומים כלא-שיווקיים. חלק מהם נמצאים בניוזלטר, או חוזרים להוריד משהו, או ממלאים טופס לוובינר בחודש הבא. כל אחד מהם שנוגע בטופס עם ההגדרה הדולקת חוזר ישר לשיווקי.
ניקוי בלי לתקן את הטפסים הוא לא תיקון. הוא מנוי לעשות את אותו ניקוי שוב.
אז הסדר חשוב: קודם אודיט לטפסים, אחר כך ניקוי. הפוך מזה זה לנקות דלי בזמן שהברז פתוח.
שני דברים נפרדים קורים על שני שעונים נפרדים, והערבוב ביניהם הוא המקום שבו הכסף הולך.
שעון ראשון - תאריך העדכון. סימון איש קשר שהיה שיווקי כלא-שיווקי נכנס לתוקף בתאריך העדכון הבא שלכם. עד אז איש הקשר נושא שדה ש-HubSpot נתנה לו שם ישר במיוחד: ״איש קשר שיווקי עד העדכון הבא״ = כן. תאריך העדכון הוא תאריך החידוש שלכם בכל חודש במנוי חודשי, וה-1 בכל חודש במנוי שנתי. השינויים מעובדים בחצות, לפי אזור הזמן של החברה-הבת של HubSpot בחשבון שלכם.
מה זה משיג: איש הקשר מפסיק להיספר מול סך אנשי הקשר השיווקיים שלכם, מה שמפנה מקום ועוזר להימנע מהשדרוג האוטומטי הבא.
שעון שני - החידוש. מה שזה לא עושה זה להחזיר אתכם מדרגה למטה. HubSpot מפורשת בעניין: אם תסירו אנשי קשר שיווקיים, מדרגת אנשי הקשר שלכם לא תרד אוטומטית, ואתם תישארו במדרגה המשודרגת עד תאריך החידוש הבא של המנוי. הורדות מדרגה באמצע תקופה פשוט לא קורות.
אז במנוי שנתי, מעבר למדרגה גבוהה יותר בחודש השני אומר לשלם את התעריף הגבוה עשרה חודשים נוספים, לא משנה כמה יסודי הניקוי בחודש השלישי.
זו האסימטריה במלואה. למעלה ביום אחד, למטה בחידוש.
לא מה שרובם מניחים, כי אנשי קשר שיווקיים לא נקנים אחד-אחד. הם מגיעים במקבצים, וגודל המקבץ משתנה לפי חבילה.
כלול בכל חבילה: Starter 1,000, Professional 2,000, Enterprise 10,000.
מעבר לזה, לפי מחירון הרשימה השנתי שHubSpot מפרסמת:
| חבילה | נמכר במקבצים של | מחיר למקבץ, לחודש |
|---|---|---|
| Starter | 1,000 | 50 דולר, יורד ל-45 מעל 3,000 ול-40 מעל 5,000 |
| Professional | 5,000 | 250 דולר, יורד דרך 225, 200 ו-175 ל-150 מעל 82,000 |
| Enterprise | 10,000 | 100 דולר, יורד דרך 90, 80 ו-70 ל-60 מעל 500,000 |
תסתכלו שוב על השורה של Professional. המקבץ הקטן ביותר הוא 5,000 אנשי קשר ב-250 דולר לחודש. איש קשר אחד מעבר ל-2,000 הוא לא טעות עיגול - הוא 250 דולר בחודש, הוא קונה לכם 4,999 אנשי קשר שלא ביקשתם, ומכיוון שמדרגות לא יורדות באמצע תקופה, הוא שלכם עד החידוש. במנוי שנתי שנקנה בינואר, חצייה בפברואר עולה בערך 2,500 דולר לפני שבכלל תהיה לכם הזדמנות לבטל.
וזאת הסיבה שהתקרה חשובה יותר מהניקוי.
ארבע תקלות, לפי הסדר שבו אנחנו מוצאים אותן.
כיסינו למעלה, וזאת השכיחה מכולן: אנשי קשר שסומנו החודש, ומסומנים בחזרה בחודש הבא על ידי טופס שאף אחד לא שינה. תתקנו קודם את הטפסים.
מנהלי מערכת ראשיים, ומשתמשים עם הרשאת Modify Billing, יכולים להגדיר תקרת אנשי קשר שיווקיים מקסימלית. הניסוח של HubSpot זהיר וממוקד ושווה לקרוא אותו כלשונו: זה עוזר למנוע מייבואים ומיכולות אוטומטיות לסמן אנשי קשר נוספים כשיווקיים ברגע שהתקרה הושגה, ואנשי קשר מהמקורות האלה שהיו חורגים ממנה מסומנים כלא-שיווקיים במקום.
אז זו שמירה על המסלולים האוטומטיים, לא תקרה מוחלטת על כל דרך להפוך לשיווקי. וזו עדיין ההגדרה הכי בעלת ערך בכל הנושא הזה, כי המסלולים האוטומטיים הם בדיוק אלה שחוצים מדרגה בן לילה בלי שאף אחד ישים לב.
זה לוקח חמש דקות והוא כבוי אלא אם מישהו הגדיר אותו.
האינסטינקט כששדרוג מדרגה מופיע בחשבונית הוא ללכת לנקות. שווה לעשות - אבל תהיו ברורים מול מי שביקש שזה לא מבטל את החיוב. המדרגה מחזיקה עד החידוש. מה שהניקוי קונה זה לא החזר; זה לא לחצות את הקו הבא, ולהיות מתחת לסף כשהחידוש מגיע.
תגדירו את הציפייה לפני העבודה, לא אחריה.
איש קשר שסומן כלא-שיווקי לא יכול לקבל מייל שיווקי, לא יכול להיכלל בקהלי מודעות מבוססי סגמנט של אנשי קשר, ולא יכול לקבל פעולות שיווקיות ב-workflows. זה נכון למועמד לעבודה ולא נכון ללקוח רדום שאתם מתכננים להחזיר לפעילות ברבעון הבא.
כלי הניקוי של HubSpot, תחת Account & Billing ← Marketing Contacts ← Clean up contacts, מאפשר לסנן לפי קבוצת אנשי קשר, חברות ברשימה או שדות מתקדמים, ואז לתזמן את השינוי. תשתמשו בפילטרים כדי להפוך את ההחלטה למפורשת, במקום לגרוף לפי תאריך פעילות אחרון.
אנשי קשר שיווקיים יושבים בדיוק במקום שאף הגדרת תפקיד לא מגיעה אליו: יותר מדי חשבונאי בשביל שיווק, יותר מדי שיווקי בשביל כספים.
| צוות | הבעלים של | הכלל |
|---|---|---|
| שיווק | אילו טפסים יוצרים ומסמנים אנשי קשר שיווקיים | כל טופס הוא החלטה תקציבית, אז מי שבונה אותו צריך לקבל אחת |
| RevOps | התקרה, וקצב האודיט | מישהו חייב להחזיק מספר שזז רק כשמישהו מזיז אותו |
| מכירות | כלום כאן, מתוך תכנון | מייל מתועד, פגישות והאפליקציה לנייד כולם לא-שיווקיים כברירת מחדל. תשאירו אותם |
| שירות | כלום כאן, מתוך תכנון | צ׳אטפלואו הוא לא-שיווקי כברירת מחדל. תדליקו רק בזרימת צ׳אט שיווקית מכוונת |
| כספים | החלטת המדרגה ותאריך החידוש | גודל המקבצים הופך את זה לשינוי מדרגתי, והחידוש הוא הרגע היחיד שאפשר לרדת בו |
הדפוס שמתחת: כל איש קשר שיווקי נוצר או סומן על ידי כלי עם ברירת מחדל, וברירות מחדל הן באחריות של מישהו. ברוב הפורטלים הן באחריות של אף אחד, ולכן המספר נוסע רק לכיוון אחד.
הדרך הישנה. להתייחס למדרגה כאל תוצאה. המספר גדל, מישהו שם לב בחידוש, מתזמנים ניקוי, וכולם מופתעים בשקט כשהחשבון לא זז. אף אחד לא מחבר את החשבונית לטפסים, כי הטפסים שייכים לשיווק והחשבונית הולכת לכספים.
הדרך החדשה. להתייחס לזה כמערכת עם כניסה, שומר וביקורת. הכניסה היא ההגדרה בכל טופס, נבדקת לפי לוח זמנים, מתוך זכירה שטפסים מסמנים גם אנשי קשר קיימים ולא רק יוצרים חדשים. השומר הוא תקרת אנשי הקשר השיווקיים, מוגדרת פעם אחת למספר שתואם לתקציב. הביקורת היא ניקוי מתוזמן לנחות לפני החידוש, כשהוא באמת יכול לשנות את מה שאתם משלמים.
שום דבר מזה לא קשה. כל זה בלתי נראה אלא אם מישהו מחליט להסתכל.
אנחנו עושים אודיט לכניסה: כל טופס וההגדרה השיווקית שלו, המתג הגלובלי לטפסים חיצוניים, אילו אינטגרציות יוצרות אנשי קשר ואיך, וקצב הגידול האמיתי שלכם מול המרווח במדרגה ומול תאריך החידוש. ואז שני הדברים שגורמים לזה להחזיק - תקרה שתואמת לתקציב, וקצב ביקורת שמכוון לחידוש ולא למי שנזכר.
בדרך כלל כמה ימי עבודה, מול מספר שחוזר כל חודש.
דברו איתנו על מדרגת אנשי הקשר שלכם
אנשי קשר שיווקיים הם לא רשימה שמנהלים. הם מדרגה שחוצים באחר צהריים ויוצאים ממנה בחידוש.
שלוש בקרות קובעות כמה זה עולה. ההגדרות בטפסים, שמכניסות אנשי קשר ומכניסות אותם שוב אחרי שניקיתם. התקרה, שמונעת מייבוא או מאוטומציה לחצות קו בן לילה. והתזמון של הביקורת, שמשנה את החשבון רק אם היא נוחתת לפני החידוש. תבדקו את שלושתן היום, והמספר יפסיק להגיע כהפתעה.
איש קשר שיווקי הוא כזה שאפשר להגיע אליו עם כלי השיווק של HubSpot; הם נספרים מול מדרגת אנשי הקשר ומול החשבון. אפשר לסמן את הסטטוס ידנית, בפעולה מרוכזת, בייבוא, בפעולת workflow מכוונת, או על ידי הכלי שיצר את איש הקשר. לרוחב הכלים ש-HubSpot מתעדת, רובם מסמנים אנשי קשר חדשים כלא-שיווקיים - טפסים של HubSpot וטפסים חיצוניים הם החריג, ושניהם מסמנים כשיווקי אלא אם ההגדרה כובתה.
כן, וזה הפרט שמבטל את רוב פרויקטי הניקוי. כשההגדרה השיווקית של טופס דולקת, כל איש קשר לא-שיווקי קיים שממלא אותו מתעדכן לאיש קשר שיווקי, בלי קשר לאופן שבו נוצר במקור. אנשי קשר שסימנתם בחודש שעבר חוזרים לסטטוס שיווקי ברגע שהם ממלאים טופס עם ההגדרה הדולקת. תעשו אודיט לטפסים לפני הניקוי, לא אחריו.
לא. workflow יכול לסמן סטטוס שיווקי, אבל רק דרך פעולת Set marketing contact status מכוונת שמישהו הוסיף. workflows אינם בין הכלים שמסמנים סטטוס שיווקי כברירת מחדל. טפסים כן.
בתאריך העדכון הבא שלכם - תאריך החידוש בכל חודש במנוי חודשי, או ה-1 בכל חודש במנוי שנתי. עד אז איש הקשר נושא את השדה ״איש קשר שיווקי עד העדכון הבא״ במצב כן, וממשיך להיספר. השינויים מעובדים בחצות לפי אזור הזמן של החברה-הבת של HubSpot בחשבון שלכם.
לא באמצע התקופה. הסרת אנשי קשר שיווקיים מפנה מקום ועוזרת להימנע משדרוג מדרגה אוטומטי נוסף, אבל HubSpot לא מורידה מדרגות אנשי קשר באמצע תקופה - אתם נשארים במדרגה המשודרגת עד תאריך החידוש הבא של המנוי. שווה לנקות; פשוט תעשו את זה מתוך הבנה שזה מגן על הסף הבא ומכין אתכם לחידוש, ולא מקטין את החשבונית הנוכחית.
הם נמכרים במקבצים, וגודל המקבץ שונה בין חבילות. לפי מחירון הרשימה השנתי של HubSpot: Starter קונה במקבצים של 1,000 מ-50 דולר לחודש, Professional במקבצים של 5,000 מ-250 דולר לחודש, ו-Enterprise במקבצים של 10,000 מ-100 דולר לחודש, כשהמחיר למקבץ יורד ככל שהנפח עולה. ב-Professional זה אומר שאיש קשר אחד מעל 2,000 הכלולים עולה 250 דולר בחודש, כי 5,000 הוא המקבץ הקטן ביותר שקיים.
מגדירים תקרת אנשי קשר שיווקיים מקסימלית - זמינה למנהלי מערכת ראשיים ולמשתמשים עם הרשאת Modify Billing. HubSpot מתארת אותה כעוזרת למנוע מייבואים ומיכולות אוטומטיות לסמן אנשי קשר נוספים כשיווקיים ברגע שהתקרה הושגה; אנשי קשר מהמקורות האלה מסומנים כלא-שיווקיים במקום. היא שומרת על המסלולים האוטומטיים ולא על כל דרך להפוך לשיווקי, ואלה בדיוק המסלולים שחוצים מדרגה בן לילה.
לא. איש הקשר נשאר ב-CRM. מה שמשתנה זה מה אפשר לעשות איתו: אנשי קשר לא-שיווקיים לא יכולים לקבל מייל שיווקי, לא יכולים לשמש בקהלי מודעות מבוססי סגמנט של אנשי קשר, ולא יכולים לקבל פעולות שיווקיות ב-workflows. זה שינוי של חיוב והרשאות, לא מחיקה.