בחירת סוג של שדה פרופרטי נראית כמו החלטה קטנה. היא לא. סוג השדה שתבחרו קובע אם תוכלו לסנן, להפיק דוחות, להפעיל אוטומציה ולסמוך על הפרופרטי הזה לאורך שנים - כך שהסוג הנכון הוא זה שמתאים לאופן שבו תשתמשו בדאטה, ולא רק לאיך שזה נראה ברקורד. כמעט כל כאב ראש בדוחות של HubSpot מתחיל בסוג שדה שנבחר בחיפזון: dropdown שהיה צריך להיות number, או טקסט חופשי במקום שבו היה צריך picklist. ריכזנו לכם כאן את נקודת המבט המעשית על כל סוגי השדות הנפוצים, ומתי כדאי לבחור בכל אחד.
HubSpot מקבצת את סוגי השדות לפי סוג הדאטה שהם מחזיקים - טקסט, בחירות, מספרים, תאריכים וכמה סוגים מיוחדים - וכל אחד מתנהג אחרת בסינונים, ב-workflows ובדוחות. הנפוצים הם single-line text, multi-line text, single checkbox (כן/לא), multiple checkboxes, dropdown select, radio select, number, date picker ו-calculation. יש גם סוגים מיוחדים כמו file, HubSpot user ו-rich text. הכלל ששווה לזכור: בחירות שתרצו לסנן או להפיק עליהן דוח צריכות להיות קבוצה מוגדרת (dropdown, radio או checkboxes), ולא טקסט חופשי. ברגע שמישהו מקליד ערך ביד, עשרה אנשים יאייתו אותו בעשר צורות שונות.
השתמשו ב-dropdown (או radio) בכל פעם שהתשובה מגיעה מרשימה קבועה ותרצו לקבץ, לסנן או להפיק עליה דוח. Industry, סוג deal, מקור הליד, אזור, רמת מנוי - לכל אלה יש קבוצת ערכים ידועה, ולכן מקומם ב-picklist. טקסט חופשי שמור למידע שבאמת פתוח: תפקיד של אדם כפי שהוא כתב אותו, הערה, פרט חד-פעמי. דוגמה מהשטח: צוות שמר את "Industry" כ-single-line text. תוך שנה זה התמלא ב-"SaaS", "Saas", "software", "Software/Tech" ו-"B2B SaaS" - חמישה ערכים לרעיון אחד. שום דוח לא הצליח לקבץ אותם. אחרי שבנו את זה מחדש כ-dropdown עם שמונה אפשרויות נקיות, אותה דאטה סוף סוף התגלגלה כמו שצריך. תבחרו ב-picklist מוקדם; לנקות אחר כך טקסט חופשי לערך אחיד זו עבודה שחורה, איטית וידנית.
כולם מחזיקים בחירות מוגדרות - ההבדל הוא בכמה ערכים רקורד יכול להחזיק ואיך השדה נראה. dropdown select שומר ערך אחד וחוסך מקום, מצוין לרשימות ארוכות כמו מדינה. radio select גם שומר ערך אחד אבל מציג את כל האפשרויות בבת אחת, מצוין לרשימות קצרות שבהן אתם רוצים שכולן יהיו גלויות. multiple checkboxes מאפשרים לרקורד להחזיק כמה ערכים יחד - השתמשו בהם כשיותר מתשובה אחת יכולה להיות נכונה, כמו "מוצרים בבעלות" או "תחומי עניין". המלכודת היא להשתמש ב-multiple checkboxes כשרק תשובה אחת אמורה להיות נכונה אי פעם; זה הופך את הדוחות למבולגנים יותר ומאפשר לרקורדים להחזיק מצבים סותרים. אם השאלה היא "בחרו אחד", השתמשו ב-dropdown או radio. אם היא "בחרו את כל מה שמתאים", השתמשו ב-checkboxes.
השתמשו בשדה number לכל דבר שתעשו עליו חישוב, בשדה date לכל דבר שתסננו לפי זמן, ובשדה calculation כדי לחשב ערך משדות אחרים באופן אוטומטי. שמרו שווי חוזה, מספר עובדים או ציון כ-number - אף פעם לא כטקסט - אחרת לא תוכלו לסכם, לחשב ממוצע או להשוות. שמרו תאריכי חידוש ותאריכי אירוע כ-date pickers, כך ש-workflows יוכלו להפעיל לוגיקה של "30 יום לפני" והדוחות יוכלו לקבץ לפי חודש. שדות calculation הם הסוס המוסתר: הם גוזרים ערך משדות אחרים בלי שאף אחד נוגע ברקורד. דוגמה מהשטח: במקום לבקש מהנציגים להקליד "ימים לסגירה", שדה calculation מחסיר את תאריך היצירה מתאריך הסגירה בעצמו - תמיד מעודכן, אף פעם לא מודפס בטעות. תבחרו ב-calculation בכל פעם שאפשר לגזור ערך במקום להקליד אותו.
סוג השדה הוא החלטה של ארכיטקטורת דאטה שמתחפשת להגדרה קטנה. תבחרו לפי התפקיד שהפרופרטי צריך למלא בהמשך הדרך: אם תסננו או תפיקו עליו דוח, תגדירו את הערכים; אם תעשו עליו חישוב, תהפכו אותו ל-number; אם אפשר לגזור אותו, תחשבו אותו; השתמשו בטקסט חופשי רק כשהדאטה באמת פתוחה. הצוותים שיש להם דוחות אמינים ב-HubSpot כמעט תמיד עשו את הבחירות האלה במכוון ומוקדם. הצוותים שנלחמים בדשבורדים של עצמם בדרך כלל לא - ו-"Industry" בטקסט חופשי הוא בדיוק השדה שהם עדיין מנקים. כמה דקות של מחשבה על כל פרופרטי קונות לכם שנים של דוחות נקיים.
לא בטוחים שהפרופרטיז שלכם בנויים לדוחות נקיים? תקבעו אודיט פורטל של 30 דקות - נסמן לכם את בחירות סוג השדה שעולות לכם בשקט, ומה לתקן קודם. לתמונה הרחבה יותר, ראו איך אנחנו ניגשים להטמעה ואופטימיזציה של HubSpot.
אפשר לשנות את סוג השדה של פרופרטי אחרי שנוצר?
לפעמים, אבל לא בחופשיות. HubSpot מאפשרת המרות מסוימות (כמו single-line text ל-dropdown), בעוד אחרות חסומות כדי להגן על הדאטה הקיימת. שינוי סוג עלול למחוק או לעצב מחדש ערכים שמורים, אז תבדקו על עותק ותגבו את הדאטה לפני המרה של פרופרטי פעיל.
Industry או מקור הליד - dropdown או טקסט חופשי?
dropdown. לשניהם יש קבוצת ערכים ידועה שתרצו לסנן ולהפיק עליה דוח, אז picklist מוגדר שומר אותם נקיים. טקסט חופשי מבטיח איותים לא עקביים ששום דוח לא יכול לקבץ.
באיזה סוג שדה להשתמש לציון או לסכום?
שדה number. הוא מאפשר לסכם, לחשב ממוצע, לסנן לפי טווח ולהשתמש בערך בחישובים. שמירת מספרים כטקסט שוברת את כל זה, וזו טעות נפוצה שאפשר למנוע.
מתי כדאי להשתמש בשדה calculation?
בכל פעם שאפשר לגזור ערך מפרופרטיז אחרים במקום להקליד אותו - כמו ימים לסגירה, סכום של כמה ערכים, או ציון פשוט. חישובים נשארים מעודכנים אוטומטית ומסירים מקור לטעות ידנית.