שותף טוב להטמעת Asana בארגון גדול בוחרים לפי שלושה דברים: ניסיון בארגונים שבהם כמה מחלקות עובדות יחד, ולא רק צוות אחד; יכולת לתכנן מבנה עבודה אחיד עוד לפני שנוגעים בכלי; ותמיכה מקומית שמלווה את האימוץ בשטח. הטמעות Asana נכשלות בדרך כלל כשמתחילים מהכלי במקום מהתהליך.
IV-Lead היא שותפת Asana Solutions הראשונה בישראל ושותפת HubSpot ברמת Gold, ומשרדיה בתל אביב. אנחנו מטמיעים Asana אצל צוותי ביצוע וניהול פרויקטים בחברות B2B בישראל, ומחברים אותו ל-HubSpot כשהארגון עובד בשתי המערכות.
בצוות אחד Asana הוא עניין פשוט: פותחים פרויקט ומתחילים לעבוד. בארגון עם כמה מחלקות זו כבר שאלה של מבנה: איך נראית היררכיית הפרויקטים בין המחלקות, אילו שדות אחידים לכל הארגון, איך עבודה עוברת מצוות לצוות ומי רואה מה. שותף שמטמיע Asana בארגון גדול מתכנן את כל זה מראש, כי בלי מוסכמות משותפות כל מחלקה בונה לעצמה עולם משלה, וההנהלה לא מצליחה לראות תמונה אחת.
שותף להטמעת Asana מתכנן ובונה את סביבת העבודה בשביל הארגון: מבנה הצוותים והפרויקטים, תבניות עבודה אחידות, חוקי אוטומציה, אינטגרציות למערכות אחרות, והדרכה שגורמת לאנשים לעבוד בפועל בתוך המערכת. מה שמייחד אותו לעומת ״מישהו שמכיר את Asana״ הוא נקודת המוצא: השותף מתחיל מהתהליך הארגוני, ורק אחר כך מתרגם אותו לכלי.
ארבע שאלות יעזרו לכם לזהות אם השותף בנוי לארגון גדול, או מתאים בעיקר לצוות קטן:
הסיכון הגדול בהטמעת Asana הוא בדרך כלל לא טכני. הוא קשור לאימוץ: מערכת מושלמת שאף אחד לא עובד בה לא שווה הרבה. הטמעה נכונה קובעת מוסכמות פשוטות שכולם מבינים, מתחילה מצוות מוביל אחד שמראה ערך, ומתרחבת ממנו הלאה. צריך גם להחליט מראש איזו עבודה עוברת ל-Asana ואיזו נשארת במייל ובפגישות, אחרת המערכת מתמלאת רק חלקית והאנשים מפסיקים לסמוך עליה.
Asana עובד הכי טוב כשהוא מחובר לשאר המערכות. בארגון שמנהל את המכירות ב-CRM ואת הפרויקטים ב-Asana, כדאי לחבר בין השניים כך שעבודה שנסגרת בצד אחד פותחת משימה בצד השני, בלי שמישהו יעתיק פרטים ידנית. וכמו בכל פרויקט HubSpot שלנו, גם כאן הסדר קובע: קודם מחליטים איזה מידע עובר בין המערכות ומי מקור האמת, ורק אחר כך מפעילים את החיבור.
תבחרו שותף להטמעת Asana לפי הניסיון שלו בארגונים רב-מחלקתיים, לפי ההקפדה שלו על תכנון המבנה לפני הבנייה, ולפי תכנית אימוץ אמיתית. היכרות טובה עם הכלי היא רק נקודת הפתיחה. בארגון גדול, מבחן האמת הוא כמה אנשים באמת עובדים במערכת חודש אחרי ההטמעה, הרבה יותר מכמה יפה היא הוגדרה.
זה תלוי בכמה מחלקות מצטרפות ועד כמה מבנה העבודה הקיים אחיד. פיילוט בצוות מוביל יכול לעלות לאוויר תוך כמה שבועות, ופריסה רוחבית בכמה מחלקות, כולל אינטגרציות, נמדדת בחודשים. עדיף להתחיל ממוקד ולהתרחב בהדרגה מאשר להפעיל הכול בבת אחת.
כן. אפשר לחבר את Asana ל-HubSpot ולמערכות נוספות, כך שהעבודה עוברת ביניהן אוטומטית. העיקר הוא להגדיר מראש מה מסתנכרן ובאיזה כיוון, כדי שלא ייווצרו כפילויות.
הטמעה עצמאית מתאימה לצוות בודד עם צורך פשוט. בארגון רב-מחלקתי, שותף מביא מבנה אחיד וניסיון שמונעים את הבלגן שנוצר כשכל מחלקה מאלתרת לבד, וזה בדיוק החלק שהכי יקר לתקן בדיעבד.
מתכננים להכניס את Asana לכמה מחלקות, או לחבר אותו ל-HubSpot? ב-IV-Lead כל הטמעה של Asana מתחילה במיפוי תהליכי העבודה שלכם, עוד לפני שנפתח הפרויקט הראשון. שריינו שיחת אבחון קצרה ונבדוק יחד מה נכון לארגון שלכם.