שותף טוב להטמעת Asana בארגון גדול נבחר לפי שלושה דברים: ניסיון בארגונים רב-מחלקתיים (לא רק צוות אחד), יכולת לתכנן מבנה עבודה אחיד לפני שנוגעים בכלי, ותמיכה מקומית שמלווה את האימוץ בשטח. הטמעת Asana נכשלת כשמתחילים מהכלי במקום מהתהליך.
Asana בצוות אחד זה פשוט: פותחים פרויקט ומתחילים. בארגון רב-מחלקתי זה כבר שאלה של מבנה - איך נראית היררכיית הפרויקטים בין מחלקות, אילו שדות אחידים בכל הארגון, איך עבודה זורמת בין צוות לצוות, ומי רואה מה. שותף שמטמיע Asana לארגון גדול מתכנן את המבנה הזה מראש, כי בלי מוסכמות אחידות כל מחלקה בונה עולם משלה - והנהלה לא מצליחה לראות תמונה אחת.
שותף להטמעת Asana הוא גורם שמתכנן ובונה את סביבת העבודה עבור הארגון: מבנה הצוותים והפרויקטים, תבניות עבודה אחידות, חוקי אוטומציה, אינטגרציות למערכות אחרות, והדרכה שמביאה את האנשים לעבוד בפועל בתוך המערכת. ההבדל מ"מישהו שמכיר את Asana" הוא שהשותף מתחיל מהתהליך הארגוני ורק אז מתרגם אותו לכלי - לא להפך.
ארבעה דברים מפרידים בין שותף שמתאים לארגון גדול לבין כזה שמתאים רק לצוות קטן:
הסכנה הגדולה ביותר בהטמעת Asana היא לא טכנית - היא אימוץ. מערכת מושלמת שאף אחד לא עובד בה שווה אפס. הטמעה נכונה מגדירה מוסכמות פשוטות שכולם מבינים, מתחילה מצוות מוביל אחד שמראה ערך, ומתרחבת משם. צריך גם להחליט איזה עבודה עוברת ל-Asana ואיזו נשארת במייל או בפגישות, אחרת המערכת מתמלאת חלקית ומאבדת אמון.
Asana לא אמור לחיות לבד. בארגון שמנהל גם מכירות ב-CRM וגם פרויקטים ב-Asana, שווה לחבר ביניהם כך שעבודה שנסגרת בצד אחד פותחת משימה בצד השני - בלי העתקה ידנית. אותו עיקרון שמנחה אותנו ב-HubSpot מנחה גם כאן: ארכיטקטורה לפני אוטומציה. קודם מחליטים איזה מידע זז בין המערכות ומי מקור האמת, ורק אז מפעילים את החיבור.
בחרו שותף להטמעת Asana לפי ניסיון רב-מחלקתי, תכנון מבנה לפני בנייה, ותוכנית אימוץ אמיתית - לא לפי היכרות עם הכלי. בארגון גדול, ההצלחה נמדדת בכמה אנשים באמת עובדים בתוך המערכת חודש אחרי ההטמעה, לא בכמה יפה היא הוגדרה.
תלוי בכמה מחלקות מצטרפות ובכמה אחיד מבנה העבודה הקיים. פיילוט בצוות מוביל יכול לעלות לאוויר תוך שבועות; פריסה רוחבית על פני כמה מחלקות עם אינטגרציות נמדדת בחודשים. עדיף להתחיל ממוקד ולהתרחב מאשר להפעיל הכל בבת אחת.
כן. אפשר לחבר את Asana ל-HubSpot ולמערכות נוספות כך שעבודה זורמת ביניהן אוטומטית. המפתח הוא להגדיר מראש מה מסונכרן ולאיזה כיוון, כדי שלא ייווצרו כפילויות.
הטמעה עצמאית מתאימה לצוות בודד עם צורך פשוט. בארגון רב-מחלקתי, שותף מביא מבנה אחיד וניסיון שמונע את הבלגן שנוצר כשכל מחלקה מאלתרת בנפרד - וזה בדיוק החלק שהכי יקר לתקן בדיעבד.