שותף טוב להטמעת Asana בארגון גדול בוחרים לפי שלושה דברים: ניסיון בארגונים שבהם כמה מחלקות עובדות יחד, ולא רק צוות אחד; יכולת לתכנן מבנה עבודה אחיד עוד לפני שנוגעים בכלי; ותמיכה מקומית שמלווה את האימוץ בשטח. הטמעות Asana נכשלות בדרך כלל כשמתחילים מהכלי במקום מהתהליך.
IV-Lead היא שותפת Asana Solutions הראשונה בישראל ושותפת HubSpot ברמת Gold, ומשרדיה בתל אביב. אנחנו מטמיעים Asana אצל צוותי ביצוע וניהול פרויקטים בחברות B2B בישראל, ומחברים אותו ל-HubSpot כשהארגון עובד בשתי המערכות.
נקודות מפתח
- בארגון גדול כדאי לבחור שותף לפי ניסיון רב-מחלקתי, תכנון מבנה עבודה אחיד לפני הבנייה ותמיכה מקומית שמלווה את האימוץ בשטח.
- הטמעות Asana נכשלות בדרך כלל כשמתחילים מהכלי במקום מהתהליך, ולכן שותף טוב ממפה קודם את תהליכי העבודה בארגון.
- הסיכון הגדול הוא לרוב לא טכני: עדיף להתחיל מצוות מוביל אחד שמראה ערך, להתרחב בהדרגה ולהחליט מראש איזו עבודה עוברת ל-Asana.
- כשמחברים את Asana ל-HubSpot או ל-CRM אחר, קודם מגדירים איזה מידע עובר, באיזה כיוון ומי מקור האמת, ורק אחר כך מפעילים את החיבור.
- מבחן האמת של ההטמעה הוא כמה אנשים באמת עובדים במערכת חודש אחריה, הרבה יותר מכמה יפה היא הוגדרה.
למה הטמעת Asana בארגון גדול שונה מהטמעה בצוות יחיד?
בצוות אחד Asana הוא עניין פשוט: פותחים פרויקט ומתחילים לעבוד. בארגון עם כמה מחלקות זו כבר שאלה של מבנה: איך נראית היררכיית הפרויקטים בין המחלקות, אילו שדות אחידים לכל הארגון, איך עבודה עוברת מצוות לצוות ומי רואה מה. שותף שמטמיע Asana בארגון גדול מתכנן את כל זה מראש, כי בלי מוסכמות משותפות כל מחלקה בונה לעצמה עולם משלה, וההנהלה לא מצליחה לראות תמונה אחת.
מה זה בעצם שותף להטמעת Asana?
שותף להטמעת Asana מתכנן ובונה את סביבת העבודה בשביל הארגון: מבנה הצוותים והפרויקטים, תבניות עבודה אחידות, חוקי אוטומציה, אינטגרציות למערכות אחרות, והדרכה שגורמת לאנשים לעבוד בפועל בתוך המערכת. מה שמייחד אותו לעומת ״מישהו שמכיר את Asana״ הוא נקודת המוצא: השותף מתחיל מהתהליך הארגוני, ורק אחר כך מתרגם אותו לכלי.
מה חשוב לבדוק לפני שבוחרים שותף?
ארבע שאלות יעזרו לכם לזהות אם השותף בנוי לארגון גדול, או מתאים בעיקר לצוות קטן:
- ניסיון רב-מחלקתי: האם הוא כבר הטמיע Asana בארגון שבו כמה מחלקות עובדות יחד, או רק בצוות בודד?
- תכנון המבנה לפני הבנייה: האם הוא שואל קודם על תהליכי העבודה שלכם, או ממהר לפתוח פרויקטים?
- אינטגרציות: האם הוא יודע לחבר את Asana למערכות שכבר עובדות אצלכם, כדי שלא ייווצר עוד אי של מידע מנותק?
- אימוץ בשטח: האם יש לו תכנית הדרכה וליווי שגורמת לאנשים להשתמש במערכת, או רק הגדרה טכנית שתישאר ריקה?
איך מטמיעים Asana כך שלא יהפוך לכלי נטוש?
הסיכון הגדול בהטמעת Asana הוא בדרך כלל לא טכני. הוא קשור לאימוץ: מערכת מושלמת שאף אחד לא עובד בה לא שווה הרבה. הטמעה נכונה קובעת מוסכמות פשוטות שכולם מבינים, מתחילה מצוות מוביל אחד שמראה ערך, ומתרחבת ממנו הלאה. צריך גם להחליט מראש איזו עבודה עוברת ל-Asana ואיזו נשארת במייל ובפגישות, אחרת המערכת מתמלאת רק חלקית והאנשים מפסיקים לסמוך עליה.
איך Asana משתלב עם שאר המערכות בארגון?
Asana עובד הכי טוב כשהוא מחובר לשאר המערכות. בארגון שמנהל את המכירות ב-CRM ואת הפרויקטים ב-Asana, כדאי לחבר בין השניים כך שעבודה שנסגרת בצד אחד פותחת משימה בצד השני, בלי שמישהו יעתיק פרטים ידנית. וכמו בכל פרויקט HubSpot שלנו, גם כאן הסדר קובע: קודם מחליטים איזה מידע עובר בין המערכות ומי מקור האמת, ורק אחר כך מפעילים את החיבור.
השורה התחתונה: מה מכריע בבחירת שותף ל-Asana?
תבחרו שותף להטמעת Asana לפי הניסיון שלו בארגונים רב-מחלקתיים, לפי ההקפדה שלו על תכנון המבנה לפני הבנייה, ולפי תכנית אימוץ אמיתית. היכרות טובה עם הכלי היא רק נקודת הפתיחה. בארגון גדול, מבחן האמת הוא כמה אנשים באמת עובדים במערכת חודש אחרי ההטמעה, הרבה יותר מכמה יפה היא הוגדרה.
שאלות נפוצות
כמה זמן לוקחת הטמעת Asana בארגון גדול?
זה תלוי בכמה מחלקות מצטרפות ועד כמה מבנה העבודה הקיים אחיד. פיילוט בצוות מוביל יכול לעלות לאוויר תוך כמה שבועות, ופריסה רוחבית בכמה מחלקות, כולל אינטגרציות, נמדדת בחודשים. עדיף להתחיל ממוקד ולהתרחב בהדרגה מאשר להפעיל הכול בבת אחת.
האם אפשר לחבר את Asana ל-HubSpot או למערכות אחרות?
כן. אפשר לחבר את Asana ל-HubSpot ולמערכות נוספות, כך שהעבודה עוברת ביניהן אוטומטית. העיקר הוא להגדיר מראש מה מסתנכרן ובאיזה כיוון, כדי שלא ייווצרו כפילויות.
מה ההבדל בין הטמעת Asana לבד לבין הטמעה עם שותף?
הטמעה עצמאית מתאימה לצוות בודד עם צורך פשוט. בארגון רב-מחלקתי, שותף מביא מבנה אחיד וניסיון שמונעים את הבלגן שנוצר כשכל מחלקה מאלתרת לבד, וזה בדיוק החלק שהכי יקר לתקן בדיעבד.
איפה אפשר להעמיק?
מתכננים להכניס את Asana לכמה מחלקות, או לחבר אותו ל-HubSpot? ב-IV-Lead כל הטמעה של Asana מתחילה במיפוי תהליכי העבודה שלכם, עוד לפני שנפתח הפרויקט הראשון. שריינו שיחת אבחון קצרה ונבדוק יחד מה נכון לארגון שלכם.
