כל פורטל HubSpot נסחף עם הזמן. פרופרטיז מצטברות, workflows נלחמים זה בזה, כפילויות מתרבות, ושנה אחר כך אף אחד כבר לא ממש סומך על הדוחות. אודיט פורטל HubSpot הוא סקירה מסודרת של הדאטה, הפרופרטיז, האוטומציה, הדיווח וההרשאות בחשבון שלכם, כדי למצוא מה שבור, מיותר או לא אמין - ולהפיק תוכנית מתועדפת לתיקון. זה הדבר בעל המנוף הגבוה ביותר שרוב הצוותים יכולים לעשות עם ה-HubSpot שלהם, כי כמעט כל בעיה במורד הזרם - דיווח גרוע, מכירות שלא מאמצות את ה-CRM, אוטומציה שיורה לכיוון הלא נכון - חוזרת לבסיס שאף אחד לא בחן. ריכזנו לכם את המבט המעשי על איך עושים אודיט לפורטל כמו שצריך.
חמישה תחומים: איכות דאטה, מבנה פרופרטיז ואובייקטים, אוטומציה, דיווח והרשאות - כי בעיה בכל אחד מהם מקלקלת בשקט את כל השאר. אודיט אמיתי הוא לא מבט חטוף בדשבורד; הוא מעבר שיטתי דרך היסודות. האם הרשומות נקיות וללא כפילויות? האם מודל הפרופרטיז והאובייקטים מכוון, או שהוא צמח במקרה? האם ה-workflows עושים מה שאנשים חושבים שהם עושים, או שחלקם מיושנים ומתנגשים? האם הדוחות משקפים את המציאות? והאם לאדם הנכון יש את הגישה הנכונה? כל תחום תלוי באחרים - דיווח נקי בלתי אפשרי על דאטה מלוכלך, ואוטומציה טובה בלתי אפשרית על מודל פרופרטיז מבולבל. תפקיד האודיט הוא לבחון את כל החמישה ולמצוא איפה הבסיס נסדק.
צודו כפילויות, שדות חובה ריקים או לא עקביים, רשומות יתומות ודאטה מיושן - הריקבון שמשבר את הדיווח ושוחק את האמון. תתחילו מהבסיס: הריצו את ניהול הכפילויות של HubSpot כדי למצוא contacts וחברות כפולים, ודאו שהפרופרטיז המרכזיות (שלב מחזור חיים, בעלים, מקור) מאוכלסות ועקביות, וחפשו contacts ללא שיוך לחברה או deals ללא תאריך סגירה. דוגמה מהשטח: פורטל עם 6,000 contacts שבו ל-40 רשומות יש כפילויות, ל-200 deals חסר תאריך סגירה, ולשליש מה-contacts אין מקור - שלושת הפערים האלה לבדם מסבירים למה אי אפשר לסמוך על דוח משפך המכירות ועל דוח נקודות המגע. איכות הדאטה היא בדרך כלל המקום שבו האודיט מוצא את הנזק הרב ביותר, כי זו השכבה שהכל יושב עליה.
האם המבנה מכוון והאם החלקים הנעים עדיין עושים מה שאנשים מאמינים שהם עושים. בפרופרטיז: חפשו שדות כפולים שמשמעותם זהה, פרופרטיז מותאמות נטושות שאף אחד לא ממלא, ושדות חובה שכופים דאטה זבל. באוטומציה: רשמו כל workflow פעיל ושאלו אם הוא עדיין נחוץ, אם יש כאלה שמתנגשים (שני workflows שמגדירים אותה פרופרטי באופן שונה), והאם לוגיקת ההרשמה עדיין תואמת את המציאות. בדיווח: בחרו את הדשבורדים שההנהלה באמת משתמשת בהם ואמתו את המספרים מול הרשומות הבסיסיות - דוח שבנוי על פילטר פגום או על פרופרטי מיושנת גרוע יותר מאשר בלי דוח, כי אנשים פועלים לפיו. התבנית בכל השלושה זהה: דברים שהיו הגיוניים פעם אבל אף פעם לא נוקו ככל שהעסק השתנה.
מיינו כל בעיה לפי השפעה ומאמץ, תקנו קודם את היסודות בעלי ההשפעה הגבוהה, ואז שימו מעקות בטיחות כדי שאותו ריקבון לא יחזור. אודיט שמסתיים ברשימה של 50 פריטים שאף אחד לא מבצע הוא בזבוז. התוצר הוא תוכנית מתועדפת: התיקונים המעטים בעלי ההשפעה הגבוהה שמחזירים את האמון בדאטה ובדיווח באים קודם (איחוד כפילויות, תיקון ה-workflows הבורים, תיקון הדוחות שההנהלה נשענת עליהם), ואחריהם ניקוי מבני, ואז הדברים הנחמדים-שיהיו. וחשוב מכל, התוכנית כוללת מעקות בטיחות - כללי אימות, פרופרטיז חובה, מוסכמות שמות, הידוק הרשאות - כי פורטל שניקיתם פעם אחת ייסחף שוב תוך רבעון בלעדיהם. זה הסדר שאנחנו עוקבים אחריו עם לקוחות: לבדוק את חמשת התחומים, לתעדף לפי השפעה, לתקן את היסודות, ואז להתקין את הכללים ששומרים על הניקיון. הערך של אודיט הוא לא רשימת הבעיות; הוא הרצף המשמעתי לתיקון שלהן ולכך שיישארו מתוקנות.
אודיט פורטל הוא ההשקעה הזולה ביותר ובעלת המנוף הגבוה ביותר שאתם יכולים לעשות ב-HubSpot שאתם כבר משלמים עליו. רוב הצוותים לא צריכים עוד HubSpot - הם צריכים שה-HubSpot שיש להם יהיה נקי, מכוון ואמין. לעשות אודיט לדאטה, לפרופרטיז, לאוטומציה, לדיווח ולהרשאות, ואז לתקן את היסודות לפי סדר עדיפויות, זה בדיוק איך שמגיעים לשם. בתור HubSpot Gold Solutions Partner עם יותר מ-30 הסמכות, האודיט הוא הדבר הראשון שאנחנו עושים עם לקוח חדש, כי אי אפשר לייעל פורטל שלא בחנתם בכנות.
לא בטוחים מה מסתתר בפורטל שלכם? תקבעו אודיט פורטל של 30 דקות - נסקור את הדאטה, המבנה והאוטומציה ונגיד לכם בכנות מה לתקן קודם. לתמונה המלאה, ראו איך אנחנו ניגשים ל-הטמעה ואופטימיזציה של HubSpot.
כל כמה זמן צריך לעשות אודיט לפורטל HubSpot?
אודיט מלא פעם או פעמיים בשנה, עם בדיקות איכות דאטה קלות יותר שרצות באופן רציף. פורטלים נסחפים כל הזמן, אז המטרה היא לתפוס בעיות לפני שהן מקלקלות את הדיווח, ולא אחרי.
מה הבעיה הנפוצה ביותר שאודיט מוצא?
דאטה לא אמין - כפילויות, פרופרטיז מרכזיות חסרות ושדות לא עקביים - שמשבר אחר כך את הדיווח שכולם תלויים בו. זה כמעט תמיד הדבר הראשון והגדול ביותר לתקן.
אפשר לעשות אודיט לפורטל שלי בעצמי, או שצריך שותף?
אפשר לעשות הרבה בעצמכם עם המסגרת הזו: לבדוק כפילויות, פרופרטיז, workflows, דוחות והרשאות. שותף מוסיף עין חיצונית, השוואה מול best practice, והניסיון לתעדף את התיקונים שבאמת חשובים.
מה האודיט צריך להפיק?
לא רק רשימת בעיות, אלא תוכנית תיקון מתועדפת לפי השפעה ומאמץ, ועוד מעקות בטיחות שימנעו מהבעיות לחזור. התוכנית והמעקות הם המקום שבו הערך האמיתי נמצא.