כל פורטל HubSpot נסחף עם הזמן. שדות מצטברים, workflows מתנגשים זה בזה, כפילויות מתרבות, ואחרי שנה כבר אף אחד לא באמת סומך על הדוחות. אודיט לפורטל HubSpot הוא בדיקה מסודרת של הדאטה, השדות, האוטומציה, הדוחות וההרשאות בחשבון שלכם, שמטרתה למצוא מה שבור, מיותר או לא אמין, ולצאת ממנה עם רשימת תיקונים לפי סדר עדיפויות. ברוב המקרים זה הצעד שמחזיר הכי הרבה ערך מה-HubSpot שכבר יש לכם, כי כמעט כל בעיה שצצה בהמשך הדרך, מדוחות לא מדויקים, דרך אנשי מכירות שלא עובדים עם ה-CRM ועד אוטומציה שיורה לכיוון הלא נכון, מתחילה בתשתית שאף אחד לא בדק. ריכזנו לכם איך עושים אודיט לפורטל כמו שצריך, שלב אחרי שלב.
נקודות מפתח
- אודיט לפורטל HubSpot בודק חמישה תחומים שתלויים זה בזה: איכות הדאטה, מבנה השדות והאובייקטים, האוטומציה, הדוחות וההרשאות.
- ברוב המקרים הנזק הגדול ביותר נמצא באיכות הדאטה, ולכן מחפשים קודם כפילויות, שדות מרכזיים ריקים, רשומות יתומות ועסקאות בלי תאריך סגירה.
- כדאי לרשום כל workflow פעיל, לבדוק אם הוא עדיין נחוץ ולאתר workflows שמתנגשים, למשל שניים שמעדכנים את אותו שדה לערכים שונים.
- את הממצאים ממיינים לפי השפעה ומאמץ, מתקנים קודם את היסודות ומוסיפים מעקות בטיחות כמו כללי ולידציה, מוסכמות למתן שמות והידוק הרשאות.
- ב-IV-Lead, כשותפת HubSpot ברמת Gold, אודיט הוא הדבר הראשון שעושים עם לקוח חדש, ומומלץ לחזור עליו פעם או פעמיים בשנה.
על מה אודיט פורטל בעצם מסתכל?
על חמישה תחומים: איכות הדאטה, מבנה השדות והאובייקטים, האוטומציה, הדוחות וההרשאות. בעיה באחד מהם מקלקלת בשקט את כל השאר. אודיט אמיתי הוא לא מבט חטוף בדשבורד, אלא מעבר שיטתי על היסודות. האם הרשומות נקיות ובלי כפילויות? האם מודל השדות והאובייקטים נבנה בכוונה, או שהוא פשוט צמח עם הזמן? האם ה-workflows עושים את מה שכולם חושבים שהם עושים, או שחלקם כבר לא רלוונטיים ומתנגשים זה בזה? האם הדוחות משקפים את המציאות? והאם לכל אדם יש בדיוק את הגישה שהוא צריך? כל תחום תלוי באחרים: אי אפשר לקבל דוחות נקיים על דאטה מלוכלכת, ואי אפשר לבנות אוטומציה טובה על מודל שדות מבולבל. התפקיד של האודיט הוא לעבור על כל החמישה ולמצוא איפה התשתית נסדקת.
איך עושים אודיט לאיכות הדאטה?
מחפשים כפילויות, שדות מרכזיים ריקים או לא עקביים, רשומות יתומות ודאטה שהתיישנה, כלומר את השחיקה שמשבשת את הדוחות ופוגעת באמון במערכת. תתחילו מהבסיס: תריצו את כלי ניהול הכפילויות של HubSpot כדי למצוא אנשי קשר וחברות כפולים, תוודאו שהשדות המרכזיים (ה-lifecycle stage, מנהל הרשומה והמקור) מלאים ועקביים, ותחפשו אנשי קשר שלא משויכים לאף חברה ועסקאות בלי תאריך סגירה. נניח פורטל עם 6,000 אנשי קשר, שבו ל-40 רשומות יש כפילויות, ל-200 עסקאות חסר תאריך סגירה, ולשליש מאנשי הקשר אין מקור. שלושת הפערים האלה לבדם מספיקים כדי להסביר למה אי אפשר לסמוך על דוח משפך המכירות ועל דוח נקודות המגע. ברוב המקרים איכות הדאטה היא המקום שבו האודיט מוצא את הנזק הגדול ביותר, כי זו השכבה שכל השאר יושב עליה.
מה בודקים בשדות, באוטומציה ובדיווח?
בודקים אם המבנה נבנה בכוונה, ואם החלקים הנעים עדיין עושים את מה שכולם מאמינים שהם עושים. בשדות: תחפשו שדות כפולים עם אותה משמעות, שדות מותאמים אישית שננטשו ואף אחד לא ממלא, ושדות חובה שמכריחים אנשים להזין ערכי זבל. באוטומציה: תרשמו כל workflow פעיל ותשאלו אם הוא עדיין נחוץ, אם יש workflows שמתנגשים (למשל שניים שמעדכנים את אותו שדה לערכים שונים), והאם תנאי הרישום ל-workflow (enrollment) עדיין מתאימים למציאות. בדיווח: תבחרו את הדשבורדים שההנהלה באמת משתמשת בהם, ותצליבו את המספרים מול הרשומות עצמן. דוח שבנוי על פילטר שגוי או על שדה שכבר לא מתעדכן גרוע יותר מאין דוח בכלל, כי אנשים מקבלים החלטות לפיו. בכל שלושת התחומים חוזר אותו דפוס: דברים שהיו הגיוניים פעם, ואף אחד לא ניקה אותם כשהעסק השתנה.
איך הופכים את הממצאים למפת דרכים לתיקון?
ממיינים כל בעיה לפי השפעה ומאמץ, מתקנים קודם את היסודות שההשפעה שלהם הכי גדולה, ואז מציבים מעקות בטיחות כדי שאותה שחיקה לא תחזור. אודיט שנגמר ברשימה של 50 סעיפים שאף אחד לא מטפל בהם הוא בזבוז זמן. מה שצריך לצאת ממנו הוא מפת דרכים מתועדפת. קודם באים התיקונים המעטים שמחזירים את האמון בדאטה ובדוחות: איחוד כפילויות, תיקון ה-workflows השבורים ותיקון הדוחות שההנהלה נשענת עליהם. אחריהם מגיע הסידור המבני, ורק בסוף התוספות שנחמד שיהיו. והכי חשוב, המפה כוללת מעקות בטיחות: כללי ולידציה, שדות חובה, מוסכמות למתן שמות והידוק הרשאות. בלעדיהם, פורטל שניקיתם פעם אחת עלול להיסחף שוב תוך רבעון. זה הסדר שאנחנו עובדים לפיו עם לקוחות: בודקים את חמשת התחומים, מתעדפים לפי השפעה, מתקנים את היסודות ומתקינים את הכללים ששומרים על הסדר. הערך של אודיט נמדד ברצף הזה, בתיקון ובשמירה על מה שתוקן, הרבה יותר מאשר ברשימת הבעיות עצמה.
למה אנחנו ב-IV-Lead מתחילים באודיט?
אודיט פורטל הוא כנראה ההשקעה הזולה ביותר, עם התשואה הגבוהה ביותר, שתוכלו לעשות ב-HubSpot שאתם כבר משלמים עליו. רוב הצוותים לא צריכים עוד HubSpot. הם צריכים שה-HubSpot שכבר יש להם יהיה נקי, בנוי נכון ואמין, והדרך לשם עוברת באודיט של הדאטה, השדות, האוטומציה, הדוחות וההרשאות, ובתיקון היסודות לפי סדר עדיפויות. כשותפת HubSpot ברמת Gold, אודיט הוא הדבר הראשון שאנחנו עושים עם לקוח חדש, כי אי אפשר לשפר פורטל שלא בדקתם אותו בכנות.
לא בטוחים מה מסתתר אצלכם בפורטל? קבעו אודיט פורטל של 30 דקות. נעבור על הדאטה, המבנה והאוטומציה, ונגיד לכם בגלוי מה כדאי לתקן קודם. מי שרוצה להבין את כל התהליך מוזמן לקרוא איך אנחנו ניגשים להטמעה ואופטימיזציה של HubSpot.
שאלות נפוצות
כל כמה זמן צריך לעשות אודיט לפורטל HubSpot?
אודיט מלא פעם או פעמיים בשנה, ובדיקות קלות יותר של איכות הדאטה באופן שוטף. פורטלים נסחפים כל הזמן, והמטרה היא לתפוס בעיות לפני שהן משבשות את הדוחות, ולא אחרי.
מה הבעיה הנפוצה ביותר שאודיט מוצא?
דאטה לא אמינה: כפילויות, שדות מרכזיים חסרים וערכים לא עקביים, שבהמשך משבשים את הדוחות שכולם נשענים עליהם. כמעט תמיד זה גם הדבר הראשון והגדול ביותר שצריך לתקן.
אפשר לעשות אודיט לפורטל בעצמנו, או שצריך שותף?
את רוב העבודה אפשר לעשות לבד עם המסגרת הזאת: לבדוק כפילויות, שדות, workflows, דוחות והרשאות. שותף מוסיף עין חיצונית, השוואה לשיטות עבודה מומלצות, וניסיון בתעדוף התיקונים שבאמת משנים משהו.
מה האודיט צריך להפיק?
מעבר לרשימת הבעיות, הוא צריך להפיק מפת דרכים לתיקון שמתועדפת לפי השפעה ומאמץ, יחד עם מעקות בטיחות שימנעו מהבעיות לחזור. במפה ובמעקות נמצא רוב הערך.
