ה-workflow הכי טוב ב-HubSpot להגדלת מכירות

workflow ב-HubSpot הוא אוטומציה שמחכה לטריגר - שליחת טופס, שינוי של deal stage, עדכון של property - ואז מריצה רצף של פעולות: לשייך owner, לפתוח task, לשלוח התראה פנימית, לעדכן שדה. ה-workflows הנכונים מסירים את כל אותם צעדים ידניים שמדממים הכנסה בשקט: לידים שיושבים בלי שיוך, מעקבים שאף פעם לא קורים, deals שמתקררים כי אף אחד לא קיבל תזכורת. במדריך הזה ריכזנו לכם את אותם workflows ספורים שבאמת מזיזים מספרי מכירות, איך בונים אותם, ואיפה הטעויות שהופכות אותם לבומרנג.

לדוגמה אמיתית מהשטח, ראו איך Brenmiller Energy ייעלה את תפעול המכירות שלה על HubSpot CRM.

מה זה workflow ב-HubSpot, ובמה הוא שונה מ-sequence?

workflow הוא אוטומציה שרצה ברקע ב-HubSpot, נדלקת על טריגר ומריצה פעולות על רשומות - אנשי קשר, חברות, deals או טיקטים - בלי שאף אחד צריך ללחוץ על כלום. sequence, לעומת זאת, הוא רצף אחד-על-אחד של מיילי מכירה ו-tasks שנציג רושם אליו פרוספקט בודד באופן ידני. את ה-sequences שמרו למגע האישי של הנציג; את ה-workflows השאירו לתשתית התפעולית שלעולם לא צריכה להישען על זה שמישהו יזכור. ה-workflows שנפרט כאן הם מהסוג התפעולי, וכאן יושב חלק ניכר מהמינוף על ההכנסה.

מהו ה-workflow הכי טוב להגדלת מכירות ב-HubSpot?

ה-workflow בעל המינוף הגבוה ביותר הוא ניתוב לידים אוטומטי בשילוב task למעקב - הוא דואג שכל ליד נכנס ינחת אצל נציג בשם ועם דדליין, במקום לחכות בתיבה משותפת. מהירות התגובה לליד היא אחד המנבאים האמינים ביותר לשאלה אם deal נכנס ב-B2B בכלל יגיע לשיחה אמיתית, והסיבה הכי שכיחה לכישלון היא פרוזאית לגמרי: אף אחד לא שויך, אז אף אחד לא עשה מעקב. workflow סוגר את הפער הזה על כל ליד בודד, יום ולילה, בלי בן אדם באמצע.

הבנייה פשוטה. תגדירו טריגר כשה-lifecycle stage של איש הקשר הופך ל-Lead (או כשטופס מסוים נשלח), תנתבו את ה-owner על פני צוות המכירות, ואז תפתחו task לאותו owner עם דדליין בתוך חלון זמן מוגדר. תוסיפו גם התראה פנימית כדי שהנציג יידע מיד. מצד הנציג החוויה פשוטה: ליד חדש מופיע בתור שלו, עם שעון שרץ עליו.

אילו workflows מכירה ב-HubSpot באמת מזיזים הכנסה?

קבוצה קטנה של workflows עושה את רוב העבודה; כל השאר זה רעש. אלה אלה שכדאי לבנות קודם, פחות או יותר לפי סדר ההשפעה לצוות B2B:

• ניתוב לידים ושיוך. שיוך אוטומטי של כל ליד חדש ל-owner, כך שכלום לא נשאר בלי בעלים. זה הבסיס - כל אוטומציה שבאה אחר כך חסרת טעם אם לידים בכלל לא מקבלים owner.
• פתיחת task למעקב. כשליד משויך (או כשפגישה מסתיימת, או כשהצעת מחיר נשלחת), נפתח task עם תאריך, כך שהצעד הבא לעולם לא נשאר לזיכרון.
• היגיינה של deal stages. כש-deal נכנס ל-stage, מגדירים את ה-properties הנדרשים, פותחים את ה-task הסטנדרטי של אותו stage ומעדכנים את תאריך הסגירה. ככה ה-משפך מכירות נשאר אמין מספיק כדי לתחזק ממנו תחזיות.
• התראות פנימיות. מתריעים לבן אדם הנכון ברגע שמשהו באמת חשוב - ליד עם התאמה גבוהה, deal שהשתתק, איש קשר שחזר לפעילות - כך שהפעולה קורית תוך דקות, ולא בסקירת ה-pipeline הבאה.
• החזרת deals תקועים לחיים. כש-deal לא ראה פעילות מספר ימים מוגדר, מסמנים אותו ופותחים task ל-owner. deals תקועים הם הרוצחים השקטים של כל תחזית.
• טיפוח לידים. ללידים שעוד לא בשלים למכירה, מזרימים תוכן רלוונטי עד שאות התנהגות מסמן כוונה, ואז מחזירים אותם לנציג.

שימו לב מה לא ברשימה: אוטומציות רב-ענפיות מתוחכמות שנראות מרשים ונשברות בשקט. תתחילו מאלה, תייצבו אותן, ורק אז תרחיבו. זה הליבה של מה שאנחנו בונים בעבודת אוטומציית המכירות שלנו.

איך בונים workflow מכירה ב-HubSpot, שלב אחר שלב?

בונים workflow על ידי בחירת טריגר, הוספת פעולות בסדר מוגדר, ובדיקה על רשומה אמיתית עוד לפני שמדליקים אותו. המכניקה זהה בין אם זה כלל שיוך פשוט או אוטומציית deal רב-שלבית. התבנית:

1. תגדירו קודם את התוצאה. כתבו משפט אחד: "כש-X קורה, התוצאה צריכה להיות Y." אם אתם לא מצליחים לומר את זה בפשטות, ה-workflow עוד לא בשל לבנייה.
2. הגדירו את טריגר ההרשמה. היכנסו ל-Automation > Workflows, צרו workflow, ובחרו את הטריגר - ערך של property, שליחת טופס, שינוי של deal stage. שמרו על קריטריונים הדוקים כך שרק הרשומות שהתכוונתם אליהן ירשמו.
3. תוסיפו פעולות לפי הסדר. שיוך owner, פתיחת task, שליחת התראה, עדכון property. השתמשו בענפים רק כשהחלטה אמיתית משנה את המסלול - כל ענף נוסף הוא עוד דבר לתחזק.
4. תחליטו על re-enrollment. האם איש קשר אמור להיכנס שוב בהמשך? בקמפיין welcome חד-פעמי, לא. בבדיקה חוזרת של "deal התקרר", כן. טעות כאן מייצרת tasks כפולים או רשומות שנפלו בין הכיסאות.
5. בדקו על רשומה אמיתית, ואז הדליקו. השתמשו בכלי הבדיקה של HubSpot עם איש קשר או deal אמיתי, ודאו שכל פעולה נדלקת כמצופה, ואז הפעילו ועקבו אחרי ההרשמות החיות הראשונות.

אילו טעויות שוברות workflows מכירה ב-HubSpot?

הכשלים כמעט תמיד תפעוליים, לא טכניים - workflows שנדלקים על הרשומות הלא נכונות, מייצרים רעש שהנציגים מתעלמים ממנו, או פשוט לא עושים כלום בשקט. אלה החוזרים:

• טריגרים רחבים מדי. קריטריוני הרשמה רופפים גורפים פנימה רשומות שלא התכוונתם לגעת בהן, ואז מייצרים tasks ומיילים שאף אחד לא רצה. קריטריונים הדוקים מנצחים קריטריונים מתוחכמים.
• עומס התראות. תתריעו לנציגים על הכל - והם ישתיקו הכל. תתריעו רק על דברים שבאמת צריכים בן אדם בדקות הקרובות.
• אין owner על הרשומה. tasks והתראות שמנותבים ל-"owner של איש הקשר" הולכים לשום מקום אם לרשומה אין owner. השיוך חייב לבוא ראשון.
• re-enrollment מוגדר לא נכון. הסיבה השכיחה ביותר ל-tasks כפולים ולמיילים שיוצאים משליטה. תחליטו עליו במכוון, אף פעם לא כברירת מחדל.
• בונים פעם אחת ולא חוזרים לבדוק. צוותים, stages ו-properties משתנים. workflow שהיה נכון בשנה שעברה יכול לירות לא נכון בשקט עכשיו. תסקרו את הפעילים על בסיס קבוע.
• הכנסת תהליך שבור לאוטומציה. אוטומציה גורמת לתהליך גרוע להיכשל מהר יותר ובקנה מידה. תסדרו קודם את התהליך על הנייר, ורק אז תעבירו אותו לאוטומציה.

כמה workflows צריך צוות מכירות B2B להריץ?

פחות ממה שרוב הצוותים חושבים - חופן workflows אמינים מנצח עשרות שסומכים עליהם רק חלקית. המטרה היא לא כיסוי, היא אמון: כל workflow פעיל אמור לעשות משהו שנציג או מנהל יכולים לנקוב בשמו ולסמוך עליו. כשאתם כבר לא זוכרים מה workflow מסוים עושה או למה הוא קיים, זה האות לבדוק ולגזום, לא להוסיף עוד אחד. סט רזה ומתועד הרבה יותר קל לתחזק והרבה יותר קשה לשבור מאשר ספרייה מתפשטת שאף אחד לא מבין עד הסוף.

שאלות נפוצות

האם צריך תוכנית HubSpot בתשלום כדי לבנות workflows מכירה?

אוטומציית workflows יושבת ב-tiers בתשלום של HubSpot (Professional ומעלה). התוכניות Free ו-Starter נותנות לכם כלים בסיסיים כמו מעקב אחרי טופס ופתיחת task פשוטה, אבל בונה ה-workflow המלא של טריגר-ופעולה - ניתוב לידים, אוטומציה מבוססת deals, לוגיקה רב-שלבית - דורש תוכנית Professional ומעלה.

מה ההבדל בין workflow של איש קשר, deal וחברה?

כל אחד בנוי על סוג רשומה אחר ונדלק על ה-properties של אותו סוג. workflows של אנשי קשר מטפלים בניתוב לידים ובטיפוח; workflows של deals מטפלים בהיגיינת ה-pipeline וב-tasks מבוססי stage; workflows של חברות מטפלים בלוגיקה ברמת הלקוח. רוב אוטומציית המכירות משלבת workflows של אנשי קשר ו-deals - לידים מנותבים, ואז deals מנוהלים.

workflow או sequence למעקב?

השתמשו ב-workflow כשהמעקב אמור להיות אוטומטי ותפעולי - task שנפתח ברגע שליד משויך. השתמשו ב-sequence כשנציג עובד אישית על פרוספקט מסוים ורוצה רצף מותאם של מיילים ותזכורות שהוא שולט בהם.

איך מונעים מ-workflows לייצר tasks כפולים?

הגדירו re-enrollment במכוון ושמרו על קריטריוני הרשמה הדוקים. כפילויות כמעט תמיד מגיעות מ-re-enrollment שנשאר דלוק כשהיה צריך לכבות אותו, או מטריגר רחב מספיק כדי שאותה רשומה תעמוד בקריטריונים יותר מפעם אחת. בדקו על רשומה אמיתית עוד לפני שעולים לאוויר.

רוצים שזה ייבנה נכון מהפעם הראשונה?

רוב הפורטלים של HubSpot לא צריכים עוד workflows - הם צריכים שאותם ספורים שבאמת חשובים יהיו אמינים. אנחנו עושים הטמעה ואוטומציה של HubSpot לצוותי B2B מדי יום, ונגיד לכם בלי להתפתל אילו workflows שווים את הזמן שלכם ואילו הם סתם רעש. קבעו audit פורטל של 30 דקות - בלי מצגת, בלי פיץ׳, רק מבט על המערכת שלכם וקריאה כנה על מה כדאי לתקן קודם.