HubSpot & Asana לארגונים עם שליחות
תורמים, תוכניות ותפעול מוסדי על מערכת אחת - כך שצוותים רזים מבזבזים פחות זמן על אדמיניסטרציה ויותר על השפעה, עם אנשי תפעול שנשארים להריץ את זה.
למה CRM של מכירות לא מתאים לאיך שעמותה או מוסד באמת עובדים?
רוב מערכות ה-CRM בנויות כדי לסגור עסקאות. עמותה או מוסד אקדמי לא רצים על משפך מכירות - הם רצים על קשרים שנמשכים שנים: תורמים, חברים, גופים מממנים, בוגרים, שותפים והתוכניות שמשרתות אותם. תורם הוא לא ליד, מענק הוא לא deal, ובורד הוא לא מנהל מכירות. כשמכריחים עבודת שליחות לתוך כלי מכירות, הדאטה מפסיקה לתאר את מה שאתם באמת עושים, והצוות מפסיק לסמוך עליה.
הכאב האמיתי הוא מבני. רשומות התורמים והחברים יושבות במקום אחד, אספקת התוכניות במקום אחר, ותוצרי המענקים בגיליון אלקטרוני שאדם אחד מתחזק. דיווח לבורד או לגוף מממן הופך לשבוע של חיבור ידני - וכל זה יושב על צוות תפעול רזה שגויס בשביל השליחות, לא בשביל ניהול מערכות. הנה מה שהגרר הזה עולה:
- שעות שנמשכות מהשליחות - הקלדה חוזרת של דאטת תורמים, רדיפה אחרי עדכוני תוכניות ובנייה מחדש של אותו דו״ח כל רבעון.
- תוצרי מענקים ותוכניות שעוקבים אחריהם מהזיכרון - milestone שפוספס מתגלה רק כשהגוף המממן שואל.
- דיווח לבורד ולגופים מממנים שלוקח ימים - מספרי הגיוס, התוכניות והכספים יושבים במערכות שונות ולא מסתדרים.
- קשרי תורמים וחברים שמתקררים - אף אחד לא אחראי על המעקב והטיפוח לאורך צוות רזה.
- אדם אחד שמחזיק את כל הידע המוסדי - והתפעול מתנדנד כשהוא יוצא לחופשה או עוזב.
קשר עם תורמים ובעלי עניין
רשומה אחת של כל תורם, חבר, שותף וקשר מוסדי ב-HubSpot - טיפוח שממודל כעבודת שליחות, לא כמשפך מכירות.
- פילוח תורמים וחבריםרשימות לפי היסטוריית תרומות או תחום עניין, לפנייה מותאמת ורלוונטית.
- מעקב תרומות והתחייבויותתרומות חד-פעמיות, חוזרות ומובטחות - הכול בתוך ה-CRM.
- טיפוח תורמים גדולים ומענקיםcultivation, solicitation ו-stewardship שמנוהלים כ-stages, לא כמשפך מכירות.
- מיפוי שותפים ובעלי ענייןקשרים מוסדיים שעוקבים אחריהם על פני אזורים ותוכניות.
- מסעות טיפוחתודות, עדכוני השפעה ובקשות חידוש שיוצאים בלי רדיפה ידנית.
ניהול תוכניות ופרויקטים
תוכניות ותוצרי מענקים רצים ב-Asana - milestones, אחראים ודו״חות שמחוברים חזרה לרשומת הגוף המממן ב-HubSpot.
- templates ב-Asana לכל תוכנית או מענקתוכנית פרויקט מסודרת לכל סוג תוכנית או מענק.
- מעקב תוצרי מענקmilestones ותאריכי דיווח שמחוברים חזרה לרשומת הגוף המממן.
- תיאום צוות, שותפים ומתנדביםworkspace אחד לכל מי שעובד על תוכנית.
- portfolios לעומס התוכניותרואים את עומס התוכניות והמענקים לאורך הצוותים בתצוגה אחת.
- תוכניות פרויקט לאירועים וקמפייניםפלייבוקים מוכנים לאירועי גיוס, כנסים ופנייה לקהל.
תקשורת ופנייה
מגיעים לתורמים, חברים, סטודנטים ובוגרים מתוך HubSpot - קהלים מסומנים לפי דרגה, מחזור או עניין.
- פילוח קהלים ומסעותמתאימים את המסר לפי דרגת התורם, מחזור הבוגרים או תחום העניין.
- פנייה רב-ערוצית מתואמתקמפיינים ב-email, social ו-paid עם נקודת מגע משותפת.
- מעורבות בוגרים וקהילהעוקבים אחרי מעורבות לאורך קשרים שנמשכים עשורים.
- רישום לאירועים ומעקב אחריהםforms, תזכורות ו-nurture אחרי האירוע - בתוך HubSpot.
- forms ו-landing pages לקמפייניםתבניות שבנויות להמרה, לפניות ולהרשמות.
דיווח ומדידת השפעה
תצוגה אחת של גיוס, אספקת תוכניות ותוצאות עבור ההנהלה, הבורד והגופים המממנים.
- דשבורדים של גיוס ותורמיםהכנסות, שימור ו-cohorts של תורמים במסך אחד.
- דיווח השפעה של מענקים ותוכניותמדדי תוצאה שמחוברים לרשומת התוכנית והגוף המממן.
- דיווח לבורד ולגופים מממניםדו״חות מתוך template שנבנים מדאטה חיה, לא מגיליון.
- אינטגרציות API מותאמותמחברים את HubSpot ו-Asana למערכות כספים, SIS ו-BI.
- אוטומציה של workflow בין מערכותמסירים את ההעברות הידניות בין גיוס, תוכניות וכספים.
אינטגרציות עבור תפעול שליחות
הליבה רצה על HubSpot (CRM, תקשורת, דיווח) ו-Asana (אספקת תוכניות ומענקים). היכן שהדאטה יושבת במערכות כספים, SIS או BI - אנחנו מחברים אותן דרך אינטגרציות API מותאמות כך שתרומות, תקציבים ותוצאות מסתדרים במקום אחד.
מבין עמותות ואקדמיה שעבדנו איתן
סיפורי לקוח
Histadrut - תפעול רב-בעלי-עניין
דאטת תורמים, חברים ותוכניות שנשמרת מסודרת לאורך ארגון גדול ומורכב.
לסיפור המלא ← מערכות שליחותGreenSource - מערכת הפעלה אחת
גיוס, תוכניות ותפעול שממודלים על אובייקטים של שליחות, לא על משפך מכירות.
לסיפור המלא ← דיווח מענקיםדיווח מענקים שנבנה לבד
כל מענק רץ כפרויקט Asana שמחובר לרשומת הגוף המממן, כך שדו״חות הבורד נבנים מדאטה חיה.
לסיפור המלא ←עמותות ואקדמיה - עדכונים אחרונים
עמותות ואקדמיה על HubSpot ו-Asana - שאלות נפוצות
HubSpot יכול לשמש כ-CRM של תורמים או חברים, לא רק של מכירות?
כן. אנחנו ממדלים תורמים, חברים, תרומות, התחייבויות ומענקים כאובייקטים ו-stages משלהם, כך שה-CRM מתאר עבודת שליחות - טיפוח, סטיוארדשיפ, חידוש - במקום להכריח אותה לתוך משפך מכירות.
אנחנו צוות קטן בלי איש מערכות. זה גדול עלינו?
לא - זה בדיוק בשבילכם. אנחנו בונים את המערכת כדי להוריד אדמיניסטרציה, להפוך לאוטומציה את עבודת הטיפוח והדיווח החוזרת, ולהשאיר playbook מתועד כך שזה רץ בלי גיוס של איש מערכות ייעודי.
אתם מטפלים במעקב מענקים ובדיווח לגופים מממנים?
כן. כל מענק רץ כפרויקט Asana עם ה-milestones ותאריכי הדיווח של הגוף המממן, מחובר חזרה לרשומת הגוף המממן ב-HubSpot, כך שהתוצרים ודו״חות הבורד נבנים מדאטה חיה במקום מגיליון.
יש תמחור מוזל למלכ״רים ב-HubSpot?
ל-HubSpot יש תמחור מלכ״רים מוזל לארגונים זכאים. אנחנו עוזרים לכם לאשר זכאות ולהחיל אותו כך שהפלטפורמה מתאימה לתקציב של שליחות.
זה יתחבר למערכת הכספים או למערכת מידע הסטודנטים שלנו?
לרוב כן. אנחנו מחברים את HubSpot ו-Asana למערכות כספים, SIS ו-BI דרך אינטגרציות API מותאמות, כך שתרומות, תקציבים ותוצאות מסתדרים במקור אמת אחד.
תראו לנו את רשימת התורמים, את המענקים ואת דו״ח הבורד האחרון. ב-30 דקות נראה לכם לאן זמן האדמיניסטרציה הולך - ואיך מחזירים אותו לשליחות.
השליחות היא העיקר - המערכת צריכה לפנות לה את הדרך. החלק הקשה הוא לא התוכנה; הוא מידול של עבודת תורמים, חברים ומענקים כך שהדאטה תתאר את מה שאתם באמת עושים, ובניית דיווח שמשחרר צוות רזה במקום להעמיס עליו. את החלק הזה אנחנו בונים - ונשארים להריץ.
קביעת אבחון פורטל ל-30 דקות