מושבים והרשאות ב-HubSpot קלים להגדרה וקל להשאיר אותם בלאגן. המטרה פשוטה: לכל אדם יש בדיוק הגישה שהוא צריך כדי לעשות את העבודה שלו ולא יותר, ואתם משלמים רק על המושבים בתשלום שאתם באמת משתמשים בהם. תפספסו את זה ואתם או משלמים יותר מדי על מושבים מבוטלים, או מעניקים גישה רחבה מדי שמסכנת את הדאטה שלכם. אז בואו נבין איך מנהלים מושבים והרשאות כך שהפורטל שלכם יישאר גם מאובטח וגם חסכוני.
מה ההבדל בין מושב להרשאה?
מושב הוא מה שאתם משלמים עליו; הרשאה היא מה שמישהו יכול לעשות ברגע שיש לו מושב. מושב בתשלום נותן למשתמש גישה לפיצ׳רים בתשלום של hub ב-HubSpot - הכלים שמגיעים עם רמת המנוי שלכם. הרשאות, שמוגדרות דרך permission sets או בקרות לכל משתמש, קובעות מה אותו משתמש יכול לראות ולעשות: אילו רשומות, אילו כלים, אם הוא יכול לערוך, למחוק או לייצא. אלה שתי החלטות נפרדות. אתם יכולים לתת למישהו מושב בתשלום ועדיין להגביל בחוזקה במה הוא נוגע. הבלבול בין השניים הוא המקום שבו רוב הפורטלים מתבלגנים - צוותים או מחלקים מושבים שאף אחד לא משתמש בהם, או מעניקים הרשאות רחבות כי זה מהיר יותר מלחשוב על זה לעומק.
איך מחליטים מי באמת צריך מושב בתשלום?
תמפו מושבים לאחריות פעילה, לא לתפקידים או ל׳ליתר ביטחון׳. מושב בתשלום צריך ללכת למישהו שמשתמש בכלים בתשלום באופן קבוע - נציג שעובד על deals, איש שיווק שבונה קמפיינים, איש ops שמנהל את המערכת. אנשים שצריכים רק לצפות בדוחות או לבדוק רשומה מדי פעם לרוב לא צריכים מושב בתשלום בכלל. דוגמה מהשטח: צוות של 12 אנשים שבו רק 7 עובדים באופן פעיל בכלים בתשלום מדי יום משלם על 5 מושבים שיושבים מבוטלים - לסקור את השימוש ולהשיב את המושבים האלה זה כסף אמיתי שחוזר, בלי שום אובדן יכולת. תסקרו את שיוכי המושבים לפי לוח זמנים, כי צוותים משתנים ומושבים מבוטלים מצטברים בשקט.
איך בונים הרשאות בצורה נקייה?
תבנו permission sets לפי תפקיד, תשייכו אנשים ל-sets, ותימנעו מלערוך הרשאות משתמש אחר משתמש. הגישה הנקייה היא ליצור permission set לכל תפקיד נפוץ - נציג מכירות, איש שיווק, אדמין, צפייה בלבד - להגדיר פעם אחת מה התפקיד הזה יכול לעשות, ולשייך אנשים ל-set המתאים. כך עובד חדש מקבל את הגישה הנכונה באופן מיידי, וכשהצרכים של תפקיד משתנים אתם מעדכנים set אחד במקום עשרים משתמשים. דוגמה מהשטח: במקום להגדיר ידנית גישה לכל איש מכירות חדש, אתם משייכים אותו ל-set ׳נציג מכירות׳ והוא יורש בדיוק את התצוגה הנכונה של deals, אנשי קשר ודוחות. תשמרו את ההרשאות החזקות - מחיקה, ייצוא והרשאות אדמין - למעטים שבאמת צריכים אותן, כי אלה אלה שיכולות לעשות נזק אמיתי בטעות או בכוונה.
כל כמה זמן צריך לסקור גישה - ומה מחפשים?
תסקרו מושבים והרשאות לפחות פעם ברבעון, ומיד בכל פעם שמישהו מחליף תפקיד או עוזב. נדידת גישה היא דבר נורמלי: אנשים צוברים הרשאות כשהם לוקחים על עצמם פרויקטים, ומושבים נשארים משויכים זמן רב אחרי שמישהו כבר עזב. סקירה קבועה תופסת שלושה דברים - מושבים בתשלום שאף אחד לא משתמש בהם (תשיבו אותם), הרשאות רחבות יותר ממה שהתפקיד צריך (תהדקו אותן), ועובדים לשעבר שעדיין יש להם גישה (תסירו אותם קודם, בכל פעם). דוגמה מהשטח: צ׳קליסט offboarding שכולל ׳להסיר גישה ל-HubSpot׳ מונע את המצב הנפוץ והמסוכן שבו עובד שעזב עדיין יכול לייצא את מאגר אנשי הקשר שלכם. סוג כזה של היגיינת גישה הוא חלק מכל מערך HubSpot בריא שאנחנו מקימים.
נקודת המבט של IV-Lead
מושבים והרשאות מרגישים כמו ניקיון אדמיני, אבל הם יושבים בנקודת המפגש בין עלות לאבטחה - שני דברים שמצטברים בשקט. תשלמו על מושבים שאתם משתמשים בהם, תעניקו גישה לפי תפקיד ולא לפי בקשה, ותסקרו את שניהם לפי לוח זמנים. כשעושים את זה טוב, זה בלתי נראה: האנשים הנכונים מקבלים את הגישה הנכונה, החשבון שלכם תואם את הצוות, והדאטה שלכם חשופה רק למי שצריך אותה. כשעושים את זה רע, זאת דליפה איטית של כסף וסיכון קבוע לדאטת הלקוחות שלכם.
לא בטוחים אם אתם משלמים יותר מדי או מעניקים יותר מדי ב-HubSpot? תקבעו אודיט פורטל של 30 דקות - נסקור את המושבים וההרשאות שלכם ונסמן מה להשיב או להדק. לתמונה הרחבה, הציצו איך אנחנו ניגשים להטמעה ואופטימיזציה של HubSpot.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין מושב ב-HubSpot ל-permission set?
מושב הוא הרישיון בתשלום שמעניק גישה לפיצ׳רים בתשלום של hub; permission set מגדיר מה משתמש באמת יכול לעשות ברגע שיש לו גישה. הם נפרדים - אתם יכולים לתת למישהו מושב בתשלום ועדיין להגביל בדיוק מה הוא יכול לראות ולערוך.
איך אני יודע אם אני משלם על מושבים שאני לא משתמש בהם?
תסקרו את שיוכי המושבים מול שימוש בפועל. כל מי שכמעט או בכלל לא עובד בכלים בתשלום אולי לא צריך מושב בתשלום. השבת מושבים מבוטלים מורידה את החשבון בלי שום אובדן יכולת לאנשים שבאמת משתמשים במערכת.
מה הדרך הכי בטוחה לנהל הרשאות לצוות שגדל?
תבנו permission sets לפי תפקיד, תשייכו אנשים ל-set המתאים, ותימנעו מהגדרת גישה משתמש אחר משתמש. זה מהיר יותר, עקבי יותר והרבה יותר קל לשמור נקי כשהצוות גדל והתפקידים משתנים.
מה צריך לקרות לגישה ל-HubSpot כשמישהו עוזב?
תסירו את הגישה שלו מיד כחלק מה-offboarding, לפני שאתם משיבים את המושב. עובד שעזב ועדיין יש לו גישה יכול לראות או לייצא את הדאטה שלכם, אז הסרת הגישה צריכה להיות הצעד הראשון, בכל פעם.