HubSpot מגיע עם pipelines ל-deals ול-tickets, אבל הרבה תהליכים עסקיים אמיתיים לא מתאימים לאף אחד מהם. Pipeline של custom object מאפשר לעקוב אחרי כל תהליך מבוסס-stages - onboarding, חידושים, הגשות, פרויקטים - על ה-object שלו עצמו, עם ה-stages, האוטומציה וה-reporting שלו, בנפרד מ-pipeline המכירות שלכם. בשימוש נכון, זה נותן לתהליך מבולגן בית ברור. בשימוש מרושל, זה מוסיף בלאגן שאף אחד לא מתחזק. אז ריכזנו לכם את המבט המקצועי על מתי בונים אחד ואיך עושים את זה נכון.
מה זה pipeline של custom object?
זו קבוצת stages שאתם מגדירים על custom object, כך שרשומות של ה-object הזה זזות דרך תהליך באותה צורה ש-deals זזים דרך pipeline מכירות. ב-HubSpot, pipeline הוא פשוט קבוצת stages מסודרת שרשומה מתקדמת דרכה. ל-deals יש אותם כברירת מחדל; ל-tickets יש אותם גם. Pipeline של custom object מביא את אותו מבנה של stage-והתקדמות ל-object שיצרתם בעצמכם - נגיד “Onboarding” או “Renewal” - כך שלכל רשומה יש סטטוס ברור, היא יכולה להפעיל אוטומציה כשהיא זזה, והיא מופיעה בתצוגות board ו-reporting. זה ההבדל בין שדה סטטוס שמישהו מעדכן ביד לבין תהליך אמיתי שאתם יכולים לנהל ולמדוד.
מתי כדאי להשתמש בו במקום ב-pipeline של deals?
תשתמשו ב-pipeline של custom object כשהתהליך הוא לא הזדמנות מכירה, אבל עדיין יש לו stages, בעלים ותוצאות נפרדים שאתם רוצים לעקוב אחריהם בנפרד. המלכודת היא לדחוס הכול לתוך pipeline ה-deals. Onboarding של לקוח חתום הוא לא deal - המכירה כבר נסגרה - אבל יש לו stages (kickoff, הקמה, הדרכה, live) שמגיע להם מעקב משלהם. לדחוס את זה לתוך deal stages מלכלך את ה-reporting המכירתי ומבלבל את התחזית. דוגמה מהשטח: צוות שהריץ onboarding של לקוחות בתוך deal stages לא הצליח להבחין בין pipeline אמיתי לעבודה שאחרי המכירה - לפצל את ה-onboarding ל-custom object משלו ניקה את התחזית ונתן לצוות ההצלחה board שבאמת היה שלהם.
איך יוצרים pipeline של custom object?
תיצרו קודם את ה-custom object, אז תגדירו את ה-pipeline וה-stages שלו, ואז תוסיפו מעליהם אוטומציה - בסדר הזה. ההקמה עוקבת אחרי רצף ברור. ראשית, בהגדרות ה-CRM, תיצרו את ה-custom object ואת הפרופרטיז שלו (custom objects דורשים מנוי ברמת Enterprise, אז תוודאו שהתוכנית שלכם תומכת בהם). שנית, תגדירו את ה-pipeline: תתנו שם ל-stages בסדר שבו רשומה צריכה לעבור דרכם, ותשמרו על רשימה קצרה - חמישה עד שבעה stages בדרך כלל מספיקים. שלישית, תחליטו מה כל stage אומר ותכתבו את זה, כדי שכולם יזיזו רשומות לפי אותם קריטריונים. רביעית, תוסיפו אוטומציה: תגדירו טריגרים של כניסה ל-stage שיקצו בעלים, ייצרו tasks או ישלחו התראות פנימיות. ולבסוף, תבנו תצוגת board או report כדי שהצוות יעבוד את ה-pipeline ויזואלית. דוגמה מהשטח: object של חידושים עם stages של Upcoming, In Discussion, Negotiating, Renewed ו-Churned - כשכל אחד מהם מפעיל את ה-task הנכון - הופך גיליון חידושים לתהליך מנוהל.
אילו טעויות כדאי להימנע מהן?
יותר מדי stages, הגדרות stage עמומות, ובניית ה-pipeline לפני שמישהו הסכים על התהליך. Pipeline עם שנים-עשר stages שאף אחד לא מצליח לעקוב אחריהם גרוע יותר משדה סטטוס. וכך גם אחד שבו “In Progress” אומר שלושה דברים שונים לשלושה אנשים שונים. המשמעת זהה לכל עיצוב תהליך טוב: למפות איך העבודה באמת זורמת לפני שמדמים אותה ב-HubSpot, לשמור על stages מעטים ומוגדרים ברור, ולוודא שלכל stage יש כלל כניסה ברור ורצוי גם בעלים. זה בדיוק הסדר שאנחנו מקפידים עליו עם לקוחות - להסכים על התהליך קודם, ואז לבנות אותו, אף פעם לא הפוך.
נקודת המבט של IV-Lead
Pipelines של custom objects הם אחת היכולות הכי שימושיות והכי לא מנוצלות ב-HubSpot. הם מאפשרים לנהל את החלקים בעסק שלכם שהם לא מכירות אבל עדיין צריכים מבנה - והם שומרים את העבודה הזו מחוץ ל-pipeline ה-deals, שם היא מעוותת את המספרים. אבל pipeline טוב בדיוק כמו התהליך שמאחוריו. תבנו אותו על flow ברור ומוסכם עם מעט stages ובעלים אמיתיים, והוא יהפוך לכלי שהצוות באמת מריץ ממנו את העבודה. תבנו אותו על ניחושים והוא יהפוך לעוד tab שאף אחד לא מעדכן.
לא בטוחים אם תהליך שייך ל-pipeline של custom object או ל-pipeline של deals? תקבעו אודיט פורטל של 30 דקות - נמפה את התהליכים שלכם למבנה הנכון ב-HubSpot כדי שה-reporting יישאר נקי. לתמונה הרחבה יותר, תראו איך אנחנו ניגשים להטמעה ואופטימיזציה של HubSpot.
שאלות נפוצות
אני צריך תוכנית HubSpot ספציפית כדי להשתמש ב-custom objects?
כן. Custom objects דורשים מנוי ברמת Enterprise. בלעדיו, אתם עדיין יכולים לבנות pipelines נוספים על deals ו-tickets, אבל אי אפשר ליצור object חדש לגמרי עם pipeline משלו.
במה pipeline של custom object שונה מ-pipeline של deals?
מבחינה מכנית הם עובדים אותו דבר - stages מסודרים שרשומה זזה דרכם. ההבדל הוא מה הם עוקבים אחריו: pipelines של deals הם להזדמנויות מכירה, בעוד pipelines של custom objects הם לכל תהליך מבוסס-stages אחר שאתם רוצים לנהל בנפרד מהמכירות.
כמה stages צריכים להיות ב-pipeline?
בדרך כלל חמישה עד שבעה. מספיק כדי לשקף את התהליך האמיתי, מעט מספיק כדי שכולם יוכלו לעקוב אחריהם. לכל stage צריך להיות כלל כניסה ברור כדי שרשומות יזוזו בעקביות.
האם pipeline של custom object יכול להפעיל אוטומציה?
כן. אתם יכולים להגדיר טריגרים של כניסה ל-stage שיקצו בעלים, ייצרו tasks, ישלחו התראות פנימיות או יעדכנו פרופרטיז - אותה אוטומציה שהייתם בונים על pipeline של deals, מיושמת על התהליך ה-custom שלכם.